Redacción de documentos

Uno de los problemas más frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un documento administrativo (DA) es la confusión en la estructura. Así, se confunde la diligencia (Hago constar) con el certificado (Certifico); la nota interior con el oficio, o incluso con la carta; el anuncio con el aviso; la solicitud con el recurso; la notificación con la resolución, etcétera. Y es que es fundamental que el destinatario de un DA pueda identificarlo rápidamente, a primera vista, sin necesidad de bucear en el texto hasta averiguar qué le quieren decir.

Estructura básica

La estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que se distribuyen ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenación se realiza mediante la separación de párrafos. En general los textos administrativos presentan una estructura básica, que se complica o desarrolla más o menos según la naturaleza del documento:

  • Identificación del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).
  • Motivación o justificación del acto.
  • Parte dispositiva o resolución.
  • Inclusión final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.

Este patrón estructural coincide, más o menos, con el esquema de la oración gramatical: sujetoverbopredicado (Yo, alcalde [sujeto], dispongo [verbo] tal o cual cosa [complemento 1] por determinadas razones [complemento 2]).

Fórmulas y modelos

En la elaboración del DA, por regla general, quienes redactan no firman: redactor y emisor no coinciden en la misma persona.

Esta circunstancia constriñe la libertad de expresión del redactor, que recurrirá a fórmulas y modelos consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de cambio requerirá la aceptación del firmante.

El estilo administrativo viene determinado por fórmulas que inician, prolongan o finalizan: casi todos los actos administrativos se expresan en documentos mediante fórmulas. El abuso en el empleo de esas fórmulas puede considerarse como uno de los defectos de estilo del lenguaje administrativo. La parte perversa de este aspecto es el uso ciego del copia/pega, que dará lugar a verdaderos disparates.